La gestion du temps libre de vos employés est un travail difficile, surtout si vous possédez une grande entreprise de plus de 50 employés. Il est extrêmement important de coordonner efficacement le temps de travail de vos employés afin de vous assurer de ne pas manquer de personnel les jours de pointe. Si un service particulier de votre entreprise est mal géré, les conséquences pourraient être dévastatrices pour votre entreprise, car la confiance de vos clients en serait également affectée.
Si vous possédez une grande entreprise, la gestion de votre effectif dispersé sera une tâche encore plus ardue et, avec l’augmentation du nombre d’employés, la planification de votre temps libre devient cruciale. Dans cette situation, vous voulez vous assurer que toutes les personnes impliquées dans l'entreprise - des membres du personnel à la branche exécutive - sont informées des plans de planification bien avant les vacances.
Gérer efficacement ce secteur de votre entreprise évitera tout malentendu entre vos employés et vous offrira également un moyen simple de vous assurer que vous êtes à la hauteur du service de votre entreprise.
Heureusement, il existe une bonne gamme d'options logicielles spécialisées disponibles sur le marché qui vous permettent de simplifier le processus de planification du temps libre des employés.
L'utilisation de ce type de logiciel vous permet de toujours rester informé de l'état actuel de votre main-d'œuvre, de gérer vos horaires, les heures supplémentaires, la conformité de la main-d'œuvre et les congés.
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ReplicOn Time Attend
ReplicOn est une excellente option logicielle qui vous permet de gérer facilement tous les aspects du temps et des présences de vos employés. Vous pouvez suivre votre effectif à partir d'un tableau de bord centralisé, ce qui vous permet d'éviter les erreurs salariales brutes et la nécessité de vérifier à nouveau.
Ce logiciel vous permet de suivre tous les besoins en matière de conformité de la main-d'œuvre en utilisant sa bibliothèque de règles de paie intégrée, qui peut également automatiser l'application de la politique. Cela vous permet de ne pas vous soucier de vérifier en permanence la conformité et de vous concentrer sur les tâches les plus importantes de votre entreprise.
En utilisant ReplicOn, vous obtenez un contrôle total sur les jours de congé et les horaires de travail de vos employés. Vous pouvez également ajouter des ajustements, des notes, des images en temps réel. Cette fonctionnalité permet de garder tous vos programmes organisés dans un seul espace de travail. consultable et facile à comprendre.
Certaines des meilleures fonctionnalités de ReplicOn incluent:
- Gérez la masse salariale par types d’employés - à temps plein, à temps partiel, toutes les heures, sous-traitants, employés distants, etc.
- Bibliothèque de conformité globale - vous permet de vous conformer facilement à toutes les règles et réglementations
- Personnaliser la disponibilité des employés et créer un large éventail d'horaires
- Mise à jour instantanée du temps des employés - met à jour automatiquement les temps des employés
- Punch In / Out - fonctionnalité qui vous permet de garder trace de vos employés au début et à la fin de la journée
- Pauses repas et arrondis - calcule tous les freins des repas et arrondit les heures automatiquement
- Homologations intelligentes - l'homologation automatique des freins peut être personnalisée pour répondre aux besoins de votre entreprise
- Suivi d'activité - vous permet de voir des données en temps réel sur l'activité de vos employés
Ce logiciel contient également un ensemble de fonctionnalités spécialement conçues pour la gestion des absences de vos employés: congés en libre-service, disponibilité des employés et approbations intelligentes.
ReplicOn propose également un ensemble complet de fonctionnalités de conformité et de paie qui méritent d’être mentionnées: - Bibliothèque de conformité
- Règles de paie
- Codes de paye
- Banc de paie
- Exportations de paie
Vous pouvez également utiliser ce logiciel pour attribuer des quarts de travail, des modifications en masse, une adhésion aux quarts de travail et une communication instantanée. Au-delà de cela, ce logiciel vous permet également de suivre les dépenses de votre entreprise et offre des fonctionnalités d'analyse avancées qui vous permettent d'être toujours informé sur le fonctionnement interne de votre entreprise.
Si vous souhaitez voir une liste complète des fonctionnalités de ReplicOn, vous pouvez visiter leur site officiel.
ReplicOn Time Attend a été publié en 3 versions différentes, chacune répondant aux besoins de différents utilisateurs:
ReplicOn Quick Start
- Jusqu'à 5 utilisateurs et avec l'option d'en ajouter plus à un coût
- Emploi du temps
- Punch In / Out
- Pauses repas
- Validations
- Suivi d'activité
- Simple temps libre
- Bibliothèque de conformité à emplacement unique
ReplicOn Plus - contient toutes les fonctionnalités de la version à démarrage rapide et ajoute:
- Champs personnalisés pour le suivi du temps
- Bibliothèque de conformité d'emplacement avec plusieurs options
- Partage de rapport
ReplicOn Premier - contient toutes les fonctionnalités des versions Plus et ajoute également:
- Temps libre
- Des horaires
- Personnalisation du suivi du temps
- Bibliothèque de conformité globale
- Personnalisation de la paie
- Personnalisation de l'organisation
- Accès par groupe
- Rapports personnalisés et intégration
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PurelyHR
PurelyHR est une autre excellente option logicielle qui vous permet de gérer facilement le temps libre de vos employés. Ce logiciel combine les fonctionnalités de la base de données des employés avec le logiciel de gestion des congés.
PurelyHR possède une interface utilisateur facile à comprendre et s'adapte à la taille de votre entreprise, quelle que soit sa vitesse de croissance. Vous pouvez utiliser les données de congés centralisées incluses que vous avez collectées pour prendre une décision éclairée concernant le calendrier de congés de vos employés. Vous pouvez également partager le calendrier des congés avec vos employés. Il s'agit d'une option entièrement sécurisée.
Explorons certaines des meilleures fonctionnalités de PurelyHR:
- Les employés peuvent accéder à leur propre page de profil depuis l’entreprise partout dans le monde.
- Liste de contrôle de la configuration du compte - pour une installation facile du logiciel
- Excellent service clientèle
- Conçu pour les petites et moyennes entreprises
- Grand nombre de configurations de congés: vous pouvez définir les congés payés de votre entreprise.
- Restrictions - peuvent définir des règles concernant le nombre d'employés pouvant réserver du temps libre par jour
- Les employés peuvent demander plus de vacances en fonction du nombre d'heures supplémentaires travaillées
- Les rapports peuvent être exportés au format PDF ou CSV
- Exportation de données XML via API
Vous pouvez également créer des types de congés personnalisés, régler les incréments pour un comptage exact, suivre le déroulement de FMLA et disposer de nombreuses fonctionnalités d'automatisation.
Vous pouvez configurer PurelyHR de sorte qu'il augmente automatiquement les régularisations de vos employés une fois qu'ils ont atteint un certain nombre de mois ou d'années avec votre entreprise. L'utilisation de ce logiciel vous permet également de définir des rappels qui vous aideront à vous préparer avec des horaires exacts pour les congés payés, les demandes en attente, etc.
Essayez PurelyHR
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Médecin de temps
Time Doctor est un autre excellent logiciel qui vous permet de gérer tous les aspects de la présence des employés, le nombre d'heures travaillées, le temps consacré aux pauses, etc.
Ce logiciel suit le temps travaillé par chaque employé et génère un rapport complet qui peut être décomposé par client, projet et tâche. Cette fonctionnalité vous permet de voir tout le temps perdu et vous permet d'identifier les problèmes dans la planification afin de les résoudre.
L’une des meilleures caractéristiques de Time Doctor est qu’il peut prendre des captures d’écran des écrans de l’ordinateur de vos employés, soit de manière aléatoire, soit après un nombre spécifique d’heures. L’utilisation de cette fonctionnalité vous permet d’observer l’efficacité de vos employés et de perdre du temps. La fonctionnalité de capture d'écran ne peut être activée par l'employeur que lorsque le statut de l'employé est en mode de fonctionnement afin d'éviter tout problème de confidentialité.
Time Doctor vous donne également le pouvoir de consulter un aperçu des données des employés concernant le temps passé en réunions et en appels, avec qui ils ont communiqué et pendant combien de temps. Il est beaucoup plus facile de rechercher et de résoudre les problèmes de ce service à l'aide de ce tableau de bord que de tenter manuellement de collecter des données sur les inefficacités.
Parmi les autres fonctionnalités intéressantes qui méritent d’être mentionnées, citons:
- Rapports quotidiens et hebdomadaires pour les gestionnaires contenant des données précieuses sur les heures, l'utilisation du site Web et des applications, la répartition des tâches, etc.
- Vous pouvez accorder l'accès à vos clients sur le domaine de votre entreprise pour afficher des captures d'écran et des rapports de tâches en cours / terminées avec leur entreprise.
- Peut suivre l'utilisation spécifique de programmes / applications et même le temps passé sur des sites Web spécifiques. Si vos employés passent trop de temps sur Facebook, vous en serez informé.
- Peut se synchroniser avec tous les outils de gestion de projet et de comptabilité bien connus - Salesforce, Zoho, QuickBooks, etc.
- Affiche des alertes contextuelles à vos employés s’ils sont restés inactifs pendant trop longtemps
- Suivi GPS de vos employés
- Les clients peuvent se connecter à un portail marqué en blanc
Essayez Time Doctor
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Absence.io
Absence.io est une autre excellente option logicielle qui vous fournit les outils dont vous avez besoin pour gérer et personnaliser facilement tous les aspects de vos relations avec les horaires, les données des employés et les absences de vos employés.
Ce logiciel vous permet de suivre facilement les heures de vacances de vos employés et de choisir des remplaçants si nécessaire, le tout à partir d'un concentrateur central qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble complète des données.
En ce qui concerne la gestion des employés absents, vous pouvez utiliser Absence.io pour avoir un bon aperçu visuel de la planification du calendrier de votre entreprise. Vous pouvez également créer des autorisations de congé personnalisées pour répondre à vos besoins.
Absence.io dispose d'un ensemble de fonctionnalités qui vous permet de suivre facilement les heures supplémentaires et les heures de travail de vos employés. Il dispose également de fonctionnalités de création de rapports et d'administration. Ce logiciel vous permet également de gérer tous les fichiers numériques des employés depuis un seul écran, ce qui simplifie considérablement le processus de recherche de données.
Les autres caractéristiques notables incluent:
- Cryptage SSL - vous permet d'avoir l'esprit tranquille en ce qui concerne la sécurité des données de votre entreprise
- Serveurs certifiés ISO situés en Allemagne
- Sauvegarde automatique quotidienne de vos données
Essayez Absence.io
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Planday
Planday est un logiciel très puissant qui vous permet de gérer facilement les horaires de vos employés en tenant compte des vacances, de la disponibilité, des coûts salariaux, etc. du personnel.
Dans l'onglet Calendrier de Planday, vous trouverez des informations sur le nombre d'heures travaillées, les revenus, le montant des revenus payés en salaires, les coûts salariaux, etc.
Disposer de ces informations à tout moment vous permet d’accroître la productivité de votre entreprise, de mieux gérer les relations clients / employés et de créer des calendriers plus précis.
En utilisant les puissantes fonctionnalités de ce logiciel, vous n’aurez plus besoin de passer du temps à traiter les horaires de vos employés. Planday vous propose une large gamme de modèles prédéfinis et vous permet même de créer les vôtres.
Avoir la possibilité de créer vos propres modèles simplifie le processus et peut augmenter la productivité de votre entreprise. Vous pouvez également partager des modèles avec vos employés et vos collègues.
L'un des meilleurs atouts de Planday est que vos employés peuvent contacter leur responsable et lui faire part de leurs préférences en matière de jours de travail. Cette fonctionnalité rend vos employés plus heureux et crée à son tour plus de profit.
Planday est sorti en deux versions différentes, chacune capable de couvrir les besoins d'utilisateurs différents.
Planday Starter Edition
- Peut créer des horaires d'employés à un niveau de base
- Peut organiser des horaires par rôle
- Modèles de planning pour une planification rapide
- Discussion personnelle et en groupe
- Peut gérer l'échange de quarts de travail entre vos employés
- Permet les notifications push et les alertes par courrier électronique
- Rapport de paie
- Suivi des heures supplémentaires pour la conformité
Planday Plus Edition
- Options de gestion des ressources humaines
- Peut suivre le temps passé sur les heures de travail
- Suivi des gains et des coûts de travail
- Gestion des vacances
- Statistiques et rapports de planification avancés
- Gestion des dossiers des employés
- Signature électronique pour les contrats
Essayez Planday
Conclusion
La gestion de chaque aspect de la planification des heures de travail de vos employés est un travail difficile, et une seule erreur peut être à l'origine de nombreux problèmes qui peuvent affecter la productivité de votre entreprise et votre image sur le marché.
Les solutions logicielles que nous avons présentées dans cette liste ont été choisies en raison du large éventail de fonctionnalités qu’elles incluent. Ces programmes peuvent vous assurer que toutes les données de vos employés et de vos clients sont stockées de manière sécurisée et facilement accessible, offrent un excellent aperçu du temps passé au travail par vos employés et vous pouvez même prendre des captures d'écran pour vérifier leur activité dans les délais.
Nous aimerions savoir si vous avez des suggestions de logiciels concernant les logiciels de congé. N'hésitez pas à nous faire savoir, dans la section commentaire ci-dessous, quels logiciels vous avez utilisés dans cette liste et dans quelle mesure ils ont été efficaces.
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