Dans le monde des affaires moderne et compétitif, toutes les organisations sont confrontées à de nouveaux défis en termes de productivité soutenue et de création de la main-d'œuvre la plus engagée. L'obtention du résultat cible dans toute organisation dépend principalement de la cohérence du niveau de productivité des employés.
Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, aucune entreprise ne peut atteindre ses niveaux de productivité les plus élevés sans l'engagement de chacun de ses employés d'améliorer ses niveaux de productivité. Cela signifie que les employés contribueront à la croissance de l'entreprise.
Mais malheureusement, certains propriétaires d'entreprise ont tendance à ne pas contrôler la productivité quotidienne de leurs employés. Il en résulte que leurs performances professionnelles seront préjudiciables à la croissance de l'entreprise et que ce problème ne pourra être ni détecté ni contrôlé.
Une telle chose ruinerait la capacité de l'entreprise à atteindre ses objectifs. Mais grâce à la technologie et aux outils logiciels permettant de surveiller la productivité des employés, les entreprises n'ont pas à attendre des programmes d'évaluation de la performance des employés d'une durée beaucoup trop longue pour savoir comment elles vont au travail.
Principales raisons d'utiliser un logiciel de surveillance des employés
Les courriers électroniques sont la principale source de violation de données pour les entreprises, car les employés doivent échanger des informations par correspondance. Il est donc essentiel de sécuriser et de suivre les données lorsque vous devez vous conformer à la législation HIPAA, aux demandes GRAMA et à la réglementation FINRA.
Il existe sur le marché des solutions simples de surveillance du courrier électronique qui vous aideront à surveiller les courriels des employés pour vous assurer que les données critiques ne sont pas partagées délibérément ou par inadvertance. Les programmes de surveillance des employés incluent des capacités de surveillance de la messagerie et davantage d'outils pour surveiller les autres activités des employés en cours de travail.
Un autre aspect central des logiciels de surveillance des employés est la capacité de contrôler leur activité tout en utilisant les équipements de la société tels que ses ordinateurs portables et ses ordinateurs de bureau. De telles solutions pourront vous permettre de voir quels sites Web sont consultés par vos employés, qui sont les employés qui téléchargent généralement les fichiers et quand ils connectent ou retirent des clés USB.
Ces outils seront également en mesure de vous alerter lorsque des mots-clés particuliers qui intéressent votre entreprise sont recherchés, notamment la recherche d'emploi, la recherche pornographique ou liée à des contacts concurrents.
Les meilleurs outils de surveillance du lieu de travail vous offriront un contrôle administratif vous permettant de bloquer ce type d’activités et de restreindre également l’accès à des sites Web inappropriés ou non sécurisés. Vous pouvez utiliser avec succès des outils de contrôle du travail de vos employés pour savoir ce qu’est un employé de nos jours.
Que devriez-vous prendre en compte légalement et techniquement?
Surveiller les courriels des employés peut sembler une violation de la vie privée des employés, mais la Cour suprême des États-Unis a décidé en 2010 qu'il était légal pour les organisations et les entreprises de surveiller les actions des employés pendant qu'ils travaillaient ou travaillaient. ' équipement. Cela inclut les pagers, les ordinateurs portables, les clés USB et les appareils mobiles. Les programmes de surveillance des journaux de clés et de capture des mots de passe peuvent être utilisés même s'il existe une controverse éthique autour du sujet de leur utilisation.
Il est important de se rappeler que le gouvernement fédéral n'impose pas de restrictions à la surveillance Internet des employés. D'autre part, certains États individuels accordent la priorité à la protection.
À l'heure actuelle, de plus en plus d'États exigent des employés qu'ils avertissent leurs employés si leur entreprise surveille l'activité en ligne des employés, y compris les frappes au clavier et les courriels. Ces notifications peuvent être divulguées dans le manuel de l'employé ou sous forme de rappel par courrier électronique.
Mode furtif vs mode transparent
Lorsque les employeurs utilisent de tels outils de surveillance, ils peuvent choisir de les utiliser en mode furtif ou transparent.
Le mode furtif est également appelé mode silencieux, ce qui signifie que les employés ne peuvent pas se rendre compte du fait qu'ils sont surveillés. Des outils de surveillance de haute qualité fonctionneront à la fois sans être vus ni détectés par les employés.
Le mode de surveillance transparent permettra à vos employés de voir le programme de surveillance sur leurs systèmes. Ce logiciel nécessite une installation sur chaque ordinateur, y compris le portail administratif. Ce ne sera pas aussi facile que le mode furtif car les administrateurs devront vérifier chaque rapport de chaque système pour voir comment les employés se débrouillent.
Comment fonctionnent les outils de surveillance?
Les outils de suivi des employés doivent être installés sur plusieurs systèmes, y compris un poste central, au cas où les employeurs souhaiteraient qu’ils ne soient pas détectés par les utilisateurs. Pour que ce type d'outil fonctionne correctement, vous devez d'abord désactiver le pare-feu, qui le réactivera une fois le processus d'installation terminé.
D'autre part, il est pratiquement impossible pour le programme de fonctionner sans correctifs et programmation supplémentaires pour permettre au logiciel de surveillance PC de contourner le programme. Cela perforerait le système de sécurité et rendrait le réseau vulnérable à toutes sortes de logiciels malveillants, virus, logiciels espions, etc.
Soyez prudent face aux virus déguisés
Vous devez être conscient du fait que de nombreux outils de surveillance des employés sont en réalité des virus déguisés. Bien qu'ils puissent vous donner des fonctionnalités d'enregistrement au clavier et de capture de mots de passe, ils collecteront également les données en arrière-plan et les vendront pour enfreindre les règles. la sécurité de l'organisation. La plupart des outils de surveillance de l'activité des employés peuvent contourner le pare-feu, mais il est toujours possible que certaines menaces passent inaperçues.
Déploiement du logiciel: Cloud et sur site
Un autre aspect important à considérer est la façon dont vous implémentez le logiciel. Sur site est l'option la plus couramment utilisée, et la plupart des outils l'offrent. Cela vous permettra d’héberger le programme et les données qu’il recueille sur votre propre serveur. Cette solution nécessite un peu plus de connaissances en informatique et sa mise en place peut prendre plus de temps. Les solutions cloud, en revanche, sont plus faciles à gérer et peuvent être configurées plus rapidement que le déploiement sur site.
Des solutions adaptées à vos besoins
Le logiciel parental et le logiciel de surveillance sont deux solutions permettant de surveiller l'utilisation d'un ordinateur personnel. Ils sont tous deux installés et utilisés sur un seul ordinateur, et ils ne posent pas les mêmes menaces que les outils de surveillance du courrier électronique, par exemple, que nous avons déjà décrits comme fonctionnant autour de pare-feu.
Le logiciel de surveillance et le logiciel parental sont fournis avec des options supplémentaires conçues pour prévenir les cyberattaques, ainsi que des outils pour surveiller les enfants et les conjoints lorsqu'ils se connectent.
Un grand nombre d'entreprises sont également à la recherche de logiciels de messagerie et d'applications qui surveillent les messages entrants et sortants à la recherche de logiciels espions, de virus et de chevaux de Troie.
Il existe également un logiciel de cryptage des courriers électroniques qui peut protéger les données personnelles et les informations critiques lors de leur transmission à des destinataires tiers. De tels outils veilleront à ce que les données sensibles ne soient consultées et utilisées que par des personnes qui ont réellement besoin d’informations, tout en les gardant aussi sécurisées que possible.
Voici les cinq meilleurs choix pour surveiller l'activité des employés:
Teramind
Teramind fournit un logiciel qui simplifie le processus de collecte du comportement des utilisateurs sur les PC afin d'identifier les activités suspectes, de surveiller l'efficacité et l'efficience, de détecter les menaces potentielles et de garantir la conformité du secteur. La mission de Teramind est de réduire les incidents de sécurité en fournissant un accès en temps réel aux activités des utilisateurs en offrant des avertissements, des alertes, des redirections et des verrouillages d’utilisateurs afin de sécuriser au mieux l’activité des entreprises.
Le logiciel est proposé dans des options de déploiement sur site et dans le cloud pour répondre aux besoins de toute organisation.
Teramind peut identifier avec succès les utilisateurs les plus risqués pour votre entreprise en analysant les tendances de leur comportement. Vous pouvez vérifier quelles règles particulières ils ont violées, puis les éduquer afin de prévenir de futurs incidents.
Avec cet outil, vous pouvez également écrire des règles qui réagissent à toute activité observable de l'utilisateur, telles que bloquer l'envoi d'un courrier électronique ou alerter lorsqu'un document particulier est en cours d'impression. Vous avez également la possibilité d'enregistrer et de consigner toute l'activité. Ils la lisent comme une vidéo et analysent les métadonnées de la session.
Pour commencer avec le logiciel, vous devez suivre ces étapes:
- Inscrivez-vous gratuitement au logiciel de surveillance des employés de Teramind Basic Cloud.
- Installez les agents de surveillance sur les machines que vous souhaitez surveiller et choisissez des options de contrôle à temps plein ou à temps partiel.
- Vous devez personnaliser chaque alerte et chaque paramètre de surveillance pour adapter la plate-forme à vos besoins.
- Vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités de la plate-forme du logiciel pour des fonctionnalités de surveillance uniques qui améliorent la sécurité et la productivité.
HipChat
HipChat fonctionne plutôt bien comme outil complémentaire pour les plates-formes de style WorkZone. Il s’agit d’un outil de gestion du temps qui est essentiellement une messagerie instantanée conçue pour les lieux de travail. Vous pourrez l'utiliser pour configurer des forums de discussion persistants ou une communication un contre un.
L’une des fonctionnalités les plus utiles est l’historique complet des discussions en ligne. Désormais, les employés qui ont manqué une réunion sur HipChat n’ont plus à interrompre l’intervention de quelqu'un d’autre pour les rattraper, mais simplement à revenir sur la session et à la parcourir rapidement.
Ce logiciel de suivi du temps est un outil important pour vérifier les performances quotidiennes des employés et peut s'avérer une opportunité d'identifier les stratégies qui génèrent le plus de productivité.
WorkiQ
WorkiQ est un outil qui surveille le comportement informatique des employés et fournit des rapports sur le temps passé sur des applications non productives et productives. Le tableau de bord de l'outil fournit des éléments visuels clairs qui vous indiqueront quels employés sont activement impliqués dans leur travail et lesquels sont constamment distraits.
Cet outil vous permet de classer toutes sortes d’activités, de suivre les processus dans toutes les applications et de comparer la manière dont différents utilisateurs traitent des unités de travail similaires. Les tableaux de bord de gestion offrent les avantages suivants:
- Identifier les comportements non productifs au moment de l'événement
- Repérer et récompenser les comportements productifs
- Comparer la productivité réelle des employés, y compris la combinaison et la complexité du travail que les employés gèrent
- Gérer les travailleurs à distance
- Identifier les personnes les plus performantes afin de pouvoir répliquer leurs processus dans le temps
- Améliorer la répartition du travail en identifiant les compétences sous-utilisées ou les employés surmenés
Heure de bureau
DeskTime est une application de suivi du temps simple et sécurisée qui vous permet d'accroître l'efficacité et la productivité de votre entreprise. Cet outil vous permet de surveiller plus facilement les activités quotidiennes, les congés de maladie, les heures supplémentaires et les vacances de vos employés. Vous pourrez obtenir un aperçu clair du flux de travail de votre équipe. Avec DeskTime, vous pouvez suivre les applications, les URL, ainsi que les heures hors connexion. Vous pouvez également accéder à des données détaillées sur la manière dont vos employés utilisent les applications et les sites Web et sur ce qu'ils font lorsqu'ils ne sont pas en ligne.
Cet outil propose des captures d’écran automatiques et des suivis de taux d’activité vous permettant de suivre le temps consacré à des projets individuels. DeskTime fournit des informations et des rapports détaillés sur la facturation. Vous pouvez l'utiliser pour personnaliser, télécharger et envoyer facilement des rapports CSV afin de fournir à vos clients les informations les plus précises sur la quantité de travail et le temps consacrés à tous les projets développés par l'entreprise. .
Vous pouvez superviser des équipes locales et distantes depuis votre mobile et votre ordinateur. Vous gagnez ainsi du temps en parcourant les rapports sur les performances de votre entreprise lorsque vous êtes en déplacement. L'équipe de support de l'outil est disponible via chat, messagerie vocale et courrier électronique. L'équipe de DeskTime respecte les normes de sécurité du secteur pour sécuriser les informations personnelles qui lui sont fournies.
Asana
Asana est un outil qui propose des tâches, des projets, des tableaux de bord et des conversations afin de permettre aux équipes de déplacer les tâches plus efficacement du début à la fin. Vous pouvez l'utiliser pour voir la progression de tout projet sans planifier de réunion d'état ni envoyer d'emails. Avec cet outil, vous pourrez utiliser des champs personnalisés pour suivre tout ce qui est d'une grande importance pour vous, qu'il s'agisse de bugs, de candidats à un emploi ou de prospects.
Vous pouvez organiser vos tâches dans des listes ou des tableaux partagés pour toutes vos réunions, programmes et initiatives. Les sections et les colonnes permettront à votre Asana de personnaliser afin de correspondre à vos flux de travail et d’ajouter une structure à tous vos projets.
Vous serez en mesure de scinder le travail d'une tâche en plusieurs parties ou de le diviser en plusieurs projets. Lorsqu'une tâche unique devient une initiative importante et importante, vous pourrez rapidement la transformer en projet.
Les comportements des employés sont imprévisibles et, à l'aide de ces excellents outils, vous pourrez augmenter leur efficacité au travail et la productivité globale de votre entreprise. Parcourez-les tous et choisissez celui que vous préférez, selon vos besoins. Nous garantissons la haute qualité de tous les outils dont nous avons discuté ci-dessus pour surveiller l'activité de vos employés au travail.
