6 logiciels de gestion de documents pour améliorer l'efficacité au bureau

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L'avènement du stockage en nuage a parfaitement éliminé le stress lié à la gestion de la paperasserie encombrée. Ainsi, les employeurs peuvent gagner du temps tout en améliorant le flux de travail. Ainsi, si vous souhaitez réduire votre consommation de documents papier et améliorer votre efficacité, vous êtes au bon endroit. Cet article vous propose six des meilleurs logiciels de gestion de documents parmi lesquels choisir.

Les logiciels de gestion de documents, également appelés systèmes de gestion de documents (DMS), sont des programmes informatiques spécialement conçus pour suivre, rationaliser et gérer les documents et le flux de travail. Leur objectif principal est de réduire la charge de travail et de l’accélérer.

Suivez cet article pour obtenir une vue complète des meilleurs outils disponibles pour la gestion de documents.

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de documents pour PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet est sans doute le principal logiciel de gestion de documents aujourd'hui. Il est conçu pour faciliter le stockage, la récupération et le partage de fichiers Office. Cependant, la fonction du logiciel dépasse la gestion de documents, car elle est également dotée d'outils de comptabilité et de gestion des ressources humaines.

eFileCabinet héberge deux variantes de support: la version de bureau (compatible Windows 10) et la version mobile spécialement conçue pour les appareils mobiles.

Ce logiciel de gestion de documents héberge une fonction appelée «cloud-view», qui permet aux utilisateurs de sauvegarder leurs fichiers sur le cloud, directement via la plate-forme du logiciel. Grâce à cela, les utilisateurs peuvent facilement visualiser et extraire des fichiers via n’importe quel appareil, à condition que cet appareil soit connecté à Internet.

En outre, eFileCabinet satisfait à toutes les exigences de l’industrie, y compris SEC, HIPAA, FINRA et autres exigences standard.

En outre, le logiciel fonctionne parfaitement avec SecureDrawer, une fonction de partage unique, qui sert de plate-forme de partage de fichiers de bout en bout entre vous et vos clients.Il est capable de s'intégrer de manière transparente à de nombreux logiciels tiers, tels que MS Outlook, eSignature, scanners, imprimantes et plus sécurisés.

Lastl, Le logiciel de gestion de documents eFileCabinet offre des services en ligne et sur site. Le logiciel offre aux nouveaux utilisateurs deux semaines d’essai gratuites, après quoi ils peuvent s’abonner à un forfait payant au prix de départ de 15 $.

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2

OpenKM

OpenKM est sans aucun doute l’un des logiciels de gestion de documents les plus populaires du marché. Il s'agit d'un logiciel de gestion hautement polyvalent destiné aux entreprises, conçu pour exécuter des tâches bureautiques allant de la gestion de documents à l'automatisation des flux de travail, en passant par les fonctions administratives.

L'outil est spécialement conçu pour les ordinateurs Windows. Cependant, il est également possible d'y accéder via une multitude d'autres systèmes d'exploitation tels que Linux.

Fondamentalement, le logiciel de gestion de documents héberge un ensemble dynamique de modules, qui exécutent toutes les opérations de gestion du logiciel. Certains de ces modules incluent: la facturation électronique, la signature électronique, la cryptographie (pour le cryptage et le décryptage de fichiers), le code à barres, l'archiveur de courrier et bien plus encore.

En outre, la conception flexible du logiciel lui permet de s'intégrer de manière transparente aux outils de bureau pertinents tels qu'AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, etc. Il dispose également d'un système d'authentification enfichable, qui peut être connecté à des bases de données externes ou à des serveurs tels que SQL, Oracle, MySQL et quelques autres.

À la lumière de ce qui précède, les utilisateurs ont la possibilité de rationaliser l’ensemble de leur flux de travail afin d’améliorer leur efficacité. Ce logiciel de gestion de documents est donc considéré par beaucoup comme davantage un logiciel de gestion de projets qu'un gestionnaire de documents ordinaire.

OpenKM propose deux nouveaux plans aux nouveaux utilisateurs: OpenKM Community et OpenKM Professional . Le premier est disponible gratuitement (avec des fonctionnalités limitées), tandis que le second, avec des fonctionnalités plus puissantes, est un plan payé et il est offert sur devis (tarification personnalisée).

Pour obtenir plus d'informations sur le système du logiciel et la configuration requise pour le téléchargement, connectez-vous au site de téléchargement OpenKM.

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3

Templafy

Templafy est sans doute l’un des meilleurs logiciels de gestion de documents sur le marché. C'est un utilitaire complet conçu pour stocker, récupérer et partager efficacement des documents de bureau. Il s’agit d’une plate-forme en nuage prenant en charge toutes les formes de systèmes informatiques et d’appareils mobiles.

Pour plus de commodité, il existe également des versions désignées pour le bureau (Windows inclus) et les smartphones (applications mobiles).

Fondamentalement, Templafy facilite le stockage de fichiers et la collaboration d’équipes en éliminant le processus classique, disjoint, de travail sur différentes plates-formes.

Le logiciel de gestion de documents rationalise tous les outils de travail essentiels, notamment les outils de génération de documents tels que MS Office, sur une plate-forme unique, vous offrant ainsi un flux de travail unifié.

De plus, Templafy héberge une interface relativement navigable, ce qui le rend idéal dans les environnements de travail peu techniques, car chaque membre de l'équipe est en mesure de donner son avis, de partager des fichiers et de créer des documents avec une facilité inimaginable.

Tous ces éléments sont acheminés via un seul flux, qui est surveillé par l'administrateur (employeur), afin de garantir le respect de toutes les exigences et de la qualité.

Enfin, comme la plupart des outils utilitaires durables, Templafy n’est pas bon marché. En fait, c'est l'un des logiciels de gestion de documents les plus coûteux du marché. Il est disponible à un taux d'abonnement fixe de 355 $ par mois. Cependant, il existe une période d'essai gratuite avant la souscription complète. Visitez leur site officiel pour obtenir plus d'informations.

Télécharger Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, un produit de SutiSoft, est l’un des logiciels de gestion de documents le plus complet du marché. Il est doté d’un ensemble d’outils permettant de gérer et d’organiser des documents, de partager des fichiers, de conserver des archives et d’améliorer la collaboration au sein d’une équipe.

C'est un logiciel en ligne, basé sur le Web, qui est pris en charge de manière globale sur les appareils de bureau et mobiles.

En outre, SutiDMS propose un ensemble d’outils multifonctions, notamment un tableau de bord modifiable, une bibliothèque de documents, la capture de documents OCR, plusieurs intégrations (avec MS Outlook, Gmail et Yahoo Mail), la fusion de fichiers, l’archivage et la conservation de documents, la signature électronique et les forums. parmi d'autres.

Le logiciel sert essentiellement de stockage ultime, où vous pouvez conserver tous vos documents, et sa fonctionnalité Web garantit que vous pouvez accéder aux documents et les récupérer à tout moment.

Néanmoins, ce logiciel de gestion de documents offre une tarification d'entreprise, qui est disponible sur devis.

Il existe deux plans inférieurs: le plan Premium et le plan Professionnel . Le forfait Professionnel est conçu pour un maximum de 10 utilisateurs et est disponible au tarif de 18 $ par utilisateur (par mois). Le plan Premium, en revanche, est destiné à une organisation de taille moyenne comptant moins de 500 employés et est disponible au tarif de 20 dollars par utilisateur (par mois).

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5

FileHold

FileHold est une solution de gestion de documents entièrement intégrée, qui intègre différents ensembles de fonctions pour fournir aux utilisateurs un stockage centralisé et un processus de travail simplifié. Le logiciel fait partie des rares logiciels de gestion de documents spécialement conçus pour Windows 10 PC et les autres versions de Windows (7/8 / 8.1). Néanmoins, il est également possible d'y accéder via les navigateurs Web sur les ordinateurs Linux et Mac.

Les fonctionnalités du logiciel sont classées dans les catégories «standard», «optionnel», «personnalisé» et «numérisation et imagerie de documents». Certaines de ces fonctionnalités incluent la capture de métadonnées (marquage de document), l'agenda, les formulaires électroniques, la signature électronique, l'OCR (côté serveur), le remplissage automatique, la capture SmartSoft, etc.

De plus, FileHold héberge la possibilité de s’intégrer à un ensemble de logiciels tiers tels que MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint, etc. Tous ces éléments facilitent le stockage, la récupération et le partage de fichiers, ainsi que la coordination des flux de travail.

Enfin, FileHold propose deux plans tarifaires de base; FileHold Express et FileHold Enterprise. Le plan Express est conçu pour les petites entreprises de moins de 20 employés, tandis que le plan Entreprise est idéal pour les grandes organisations ou les équipes de plus de 20 membres.

Les taux d'abonnement des deux plans ne sont toutefois disponibles que sur devis. Vous pouvez envoyer un courrier électronique à l'équipe des ventes de FileHold pour obtenir un devis pour votre entreprise.

Télécharger FileHold

6

M-Files

M-Files est l’un des meilleurs logiciels de gestion de documents disponible à ce jour. Cela est particulièrement important pour sa fonction «d'analyse de la duplication», conçue pour protéger les utilisateurs contre la duplication de documents. C'est un DMS basé sur le cloud; par conséquent, il est pris en charge sur les ordinateurs de bureau et les plates-formes mobiles.

Il existe également des versions de bureau désignées (pour Windows 10 / 8.1 / 8/7), ainsi que des applications mobiles pour certains appareils mobiles.

En outre, ce logiciel de gestion de documents pour Windows 10 héberge un stockage organisé, dans lequel les documents sont correctement organisés et enregistrés. Il analyse les recherches de documents en mettant en corrélation les noms de fichiers avec d'autres indicateurs connexes tels que les dates et les projets. En tant que tel, le logiciel est capable d’éliminer facilement les doublons.

En outre, sa plate-forme unifiée facilite l'efficacité du lieu de travail en améliorant l'attribution des tâches (de l'employeur aux employés), ainsi que l'exécution et la réalisation des tâches (des employés à l'employeur). Le résultat final est une productivité améliorée.

De plus, M-Files est un DMS flexible, qui peut facilement être intégré à des outils tels que MS Office et à une multitude d'outils de gestion de la relation client, tels que Salesforce. Cela le rend idéal pour pratiquement tous les types d'entreprises. En outre, trois options de déploiement de base sont proposées: sur site, dans le cloud et hybride (combiné).

M-Files offre aux nouveaux utilisateurs un essai gratuit d'un mois, après quoi ils peuvent facilement passer au plan d'entreprise, proposé sur devis.

Télécharger M-Files

Conclusion

À l’heure actuelle, l’utilisation des documents papier est en baisse dans le monde entier, de nombreuses organisations, écoles et institutions gouvernementales préférant la commodité du stockage sans papier à la lourdeur des fichiers et des dossiers en papier.

Par conséquent, il existe une demande continue pour un logiciel de gestion de documents standard et durable. En ce qui concerne cette demande, nous avons compilé certains des meilleurs logiciels de gestion de documents du marché, afin de faciliter votre prise de décision, en ce qui concerne le système de gestion des documents à utiliser pour votre entreprise.

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