5 logiciels d'automatisation de l'agenda pour planifier et planifier des réunions de travail

Les réunions font partie de la culture de travail et que cela vous plaise ou non, lorsque le chef vous appelle, vous ne voulez pas recevoir de notification «Appel manqué». Toutes les réunions ont un ordre du jour à discuter et un excellent moyen de s’assurer que vous et votre équipe êtes sur la même page.

Même si nous convenons que les réunions sont importantes pour les entreprises, il est également évident que cela peut être ennuyeux et une perte de temps s’il n’est pas planifié correctement.

Un moyen efficace de mener une réunion est de s'assurer que l'hôte est bien préparé avec l'ordre du jour de la réunion. Cependant, pour créer un ordre du jour de réunion efficace, l'organisateur doit organiser, communiquer et assurer le suivi avec les autres membres de l'équipe.

De cette façon, vous pouvez vous assurer que les conversations se limitent à l'ordre du jour et que tout le monde connaît son rôle dans la salle de réunion.

Le logiciel d'automatisation de l'agenda peut vous faciliter la tâche. Ces outils sont conçus pour les ordres du jour des réunions afin de vous aider à organiser des réunions productives sans perdre un temps précieux à répéter sans cesse le même sujet.

Dans cet article, nous avons testé et répertorié le meilleur logiciel d'automatisation d'agenda qui peut vous aider à planifier, organiser et mener une réunion productive en moins de temps pour atteindre les résultats souhaités.

Outils d'automatisation de l'agenda pour Windows 10

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Calendrier efficace (recommandé)

• Prix - Essai gratuit de 30 jours / 27, 96 $

Efficient Calendar est un planificateur de tâches, un planificateur et un rappel disponibles pour Windows ainsi que pour les smartphones. Il s’agit d’une application multiplate-forme qui vous permet d’accéder à la tâche créée sur PC sur votre smartphone et inversement.

Les événements de calendrier sont faciles à créer. Il contient également des modules de tâches et d’événements pour vous aider à gérer votre temps efficacement. Les vues multiples du calendrier vous permettent de mieux organiser et suivre les événements par vues Jours, Semaine, Mois et Année. Le rappel de tâche peut être configuré et programmé pour être rappelé à l'heure et le jour exacts.

L'application mobile est téléchargeable gratuitement et vous permet de planifier et de gérer des événements où que vous soyez. La synchronisation fonctionne en temps réel, tout est synchronisé partout où vous en avez besoin.

Efficient Calendar utilise le principe First Thing First qui vous permet de hiérarchiser les tâches et les événements en fonction de leur importance. L'éditeur de document intégré peut être utilisé pour écrire des commentaires pour des événements et des tâches.

Si l'un des événements est supprimé par accident, Efficient Calendar conserve les événements dans sa corbeille, qui peuvent être restaurés en un seul clic. Pour partager le calendrier avec d'autres membres de l'équipe, le logiciel dispose d'une solution serveur, mais requiert l'accès au plan Efficient Calendar Network.

Efficient Calendar est un outil de calendrier simple mais solide, idéal pour la gestion des calendriers et des tâches.

• Téléchargez maintenant Efficient Calendar version gratuite

2

OrgScheduler

• Prix - Essai gratuit / 29, 95 $

OrgScheduler est un logiciel universel de planification de tâches et de réunions sur l'agenda destiné aux particuliers, aux bureaux et aux événements professionnels disposant de fonctionnalités flexibles. C'est un logiciel premium, mais vous pouvez utiliser l'essai gratuit pour tester le logiciel.

L'interface utilisateur d'OrgScheduler ressemble à l'interface utilisateur de Microsoft Outlook, ce qui lui donne un aspect familier.

Vous pouvez importer des événements et des rappels à partir d'Outlook et les exporter aux formats Outlook, Texte, HTML, XML et Excel. Contrairement au calendrier efficace, OrgScheduler vous permet d'échanger des données avec d'autres applications, notamment les applications Apple iCal, Microsoft Exchange Server et Android, etc.

Parmi les autres fonctionnalités de l'application, citons la coloration de plus de 149 événements pour hiérarchiser les événements en fonction de leur importance, le rappel de l'heure de début et de fin de l'événement, plusieurs thèmes et l'outil de récurrence des événements.

OrgScheduler vous permet d'envoyer des rendez-vous, des rappels et des invitations par e-mail et SMS à des collègues et à des amis. Vous pouvez protéger les données à l'aide d'un mot de passe crypté et imprimer des rapports à l'aide du concepteur d'impression doté de motifs élégants.

• Obtenez maintenant OrgScheduler

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MeetingBooster

• Prix - Essai gratuit / Prix personnalisé

MeetingBooster est un logiciel de gestion de réunion utilisé par les moyennes et grandes entreprises pour gérer la planification, la modification de l'agenda, le suivi du temps et rationaliser les procédures de réunion.

MeetingBooster propose un essai gratuit. Cependant, il n'y a pas de prix précis sur le site officiel. Les utilisateurs intéressés peuvent commencer par un essai gratuit ou organiser un webinaire pour obtenir des informations détaillées sur les prix.

Il s'agit d'un système de gestion de réunion basé sur un nuage qui simplifie les tâches préalables, préalables et postérieures à la réunion.

Pour la préparation des réunions, il offre des fonctionnalités de planification, une intégration à Outlook et Google Agenda, un éditeur de programme professionnel permettant d’apporter des modifications de dernière minute, ainsi que la possibilité d’assigner des tâches de préparation aux membres de l’équipe.

Le logiciel peut être utilisé dans la salle de réunion de votre bureau ou à distance pour une réunion virtuelle. Vous pouvez capturer des notes rapidement, allouer des actions comprenant l’intégration de la liste de tâches Outlook, les balises de projet, le tableau de bord de l’état de la tâche et des rappels d’éléments d’action automatisés.

MeetingBooster est une solution d'entreprise conçue pour rationaliser les procédures de réunion et responsabiliser votre personnel sans avoir à effectuer un suivi cohérent.

Obtenir MeetingBooster

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nTâche

• Prix - Gratuit / Pro 3, 99 $ par utilisateur et par mois

Si vous avez utilisé Trello et Asana pour la gestion des tâches, essayez nTask. C'est un logiciel gratuit de gestion de tâches et de réunions basé sur le cloud qui vous permet de créer des listes de contrôle et de collaborer avec les équipes de projet, de partager des fichiers, etc.

Le plan gratuit offre cinq espaces de travail, un accès maximum de 10 membres par espace de travail, une pièce jointe pouvant atteindre 5 Mo, 200 Mo de stockage, des tâches et réunions illimitées, des feuilles de temps d'équipe, jusqu'à 5 projets, et plus.

Si vous effectuez une mise à niveau vers le plan professionnel, toutes les fonctions sont mises à niveau vers le plan illimité, tandis que la taille de la pièce jointe est augmentée à 200 Mo.

nTask offre un tableau de tâches simple qui vous permet de créer des événements de calendrier, d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, de générer des rapports simples, de définir une priorité de tâche, de créer une tâche et de répéter des tâches récurrentes et des tâches de code de couleur pour faciliter la classification.

Vous pouvez partager la liste des tâches avec d'autres personnes avec un lien public. La liste de contrôle pratique vous permet de répertorier les éléments qui doivent être complétés avec la date d'échéance.

Vous pouvez vérifier le statut de la tâche, ajouter des commentaires aux commentaires, créer des problèmes de tâche, attribuer un risque et ajouter des rappels de tâche pour terminer le projet avant la date limite.

nTask est un logiciel simple mais puissant de gestion de tâches et de réunions, et le fait qu’il offre un compte gratuit avec toutes les fonctionnalités du plan premium (même s’il est limité dans une certaine mesure) en fait un choix idéal pour les petites équipes et les startups. Vous pouvez toujours passer au plan professionnel au fur et à mesure que votre équipe grandit dans le futur.

Obtenir nTask

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Réunion.gs

• Prix - Essai gratuit / 12 $ par mois

De la planification et de l'organisation de réunions à la gestion du matériel de réunion, de l'agenda et des points d'action, Meeting.gs est probablement le favori de l'utilisateur pour les fonctionnalités de réunion, ainsi que pour l'intégration d'applications tierces.

Le tableau de tâches permet aux membres de votre équipe de planifier une réunion avec vous. La page de planification personnelle peut être partagée par courrier électronique ou sur un site Web. Avec l'intégration du calendrier, tous les nouveaux programmes de tâches et de réunions sont synchronisés avec votre application de calendrier.

Être une solution Web Meeting.gs est accessible à partir de votre ordinateur, de vos smartphones, de vos tablettes et de tout autre appareil doté d'un navigateur Web moderne et d'une connectivité Internet. Les membres de l'équipe peuvent recevoir des notifications sur les mises à jour de réunion et répondre aux demandes de réunion en déplacement.

Meeting.gs prend en charge l'intégration tierce, notamment les applications Google Documents telles que Google Agenda, Google Contacts, Google Drive et Microsoft Office 365, notamment Outlook, Live People et Microsoft OneDrive.

Pour la communication à distance, Meeting.gs peut être utilisé avec des outils de communication en direct tels que Skype pour les conférences téléphoniques, les appels Microsoft Lync, Google Hangouts et d’autres outils de réunion en ligne avec des liens publics.

Toutes les réunions sont organisées et divisées entre les onglets Upcoming et Past. Vous pouvez suivre les réunions et les gérer dans la chronologie, afficher les tâches liées à la réunion, ainsi que prévisualiser et répondre aux demandes de réunion.

Les ordres du jour de la réunion peuvent être modifiés pour ajouter des commentaires et télécharger des pièces jointes par les membres. Les gestionnaires peuvent également afficher le profil des utilisateurs actuellement actifs et du profil des membres précédemment visités sur la page.

On dit que Meeting.gs est la meilleure solution de planificateur de réunion. Cependant, il offre plus que des fonctionnalités de planification de réunion et de gestion des tâches. Faites un essai du logiciel en utilisant l’essai gratuit pour voir si cela peut mettre fin à votre quête d’un logiciel d’agenda de réunion.

Obtenez Meeting.gs

Quel est votre agenda?

Nous avons essayé de garder la liste courte et de ne pas vous confondre avec trop de choix, mais nous nous sommes assurés d'inclure un logiciel de gestion de réunion au niveau de l'entreprise et au niveau de démarrage en fonction de leur utilisation.

La possibilité est qu’aucun de ces logiciels de réunion ne puisse répondre à tous vos besoins. Dans ce cas, recherchez une alternative gratuite à la tâche que le logiciel ne prend pas en charge ici et optez pour celle qui vérifie la plupart des cases à droite. votre liste de seau.

Les logiciels de gestion de tâches et de réunions ne sont pas seulement utiles aux propriétaires d’entreprise, ils peuvent également être utilisés par les étudiants pour les groupes d’études et la gestion de projets, les pigistes qui ont toujours du mal à gérer leurs tâches quotidiennes, les avocats, les gestionnaires de projet, les développeurs et les startups qui ne peuvent pas permettre de perdre des centaines d’heures chaque mois dans la planification des réunions.

Quel problème essayez-vous de résoudre avec un logiciel de gestion de tâches et de réunions? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.